Hvordan fungerer et virtuelt datarum til sikker håndtering af dokumenter?

1 minutter læsning

Dec 15, 2020 10:08:34 AM

Fakta om dokumentsikkerhed, kryptering, sikkerhedskopiering, certifikater, tilgængelighed, adgangstilladelser, log, rapportering m.v.

Byggesager kan omfatte et stort antal digitale dokumenter, fotos, 2D og 3D tegninger i forskellige filformater og størrelser, der skal kunne tilgås og deles af alle aktører – og arkiveres i en årrække, når byggeriet står færdigt.
Det betyder, at der er brug for virtuelle datarum til sikker dokumenthåndtering og -opbevaring. Her er nogle fakta om datarum – en ydelse, der bl.a. er inkluderet i Byggeprojekt.dk’s projektweb – og hvordan de fungerer i praksis:

Dokumentsikkerhed

Et datarum kan have en række funktioner, der beskytter dokumenter og data, bl.a.:

256-bit AES SSL-kryptering, som er højeste standard for netbanker og e-handel.
Begrænset adgang til dokumenter, hvor du kan tildele rettigheder til visning, deling m.v.
Sikkerhedskopiering af alle dokumenter, der uploades til det virtuelle datarum.
Automatisk indekseret tekstsøgning af alle PDF dokumenter.
Sikker fysisk placering i datacentre med talrige sikkerhedsforanstaltninger, der begrænser adgangen til fortrolige data.
ISO 27001: IT-sektorens strengeste internationale certificering af informationssikkerhed.

blog-datarum2

Sikkerhedsadgang

At give adgang / begrænset adgang til de rigtige personer er vigtig i et effektivt datarum.
Der skal være funktioner til beskyttelse mod uautoriseret adgang, logning eller blokering af adgang til bestemte data.
Adgang fra mobilenheder – datarummet kan gøre dokumenter tilgængelige via mobile enheder og tilbyde specialiserede applikationer.
Multifaktorkontrol kræver, at brugere tjekker deres identitet på en anden enhed. Dette forhindrer adgang til datarummet fra hackede eller stjålne enheder.

Log og rapporter

Datarum giver muligheder for rapporter og revisionslogfiler for alle aktiviteter.
Log / revisionslog er en kronologisk oversigt over alt, der er sendt, set eller downloadet i datarummet.
Versionskontrol sikrer, at brugerne kan spore alle ændringer og altid have den nyeste version af et dokument.
Notifikationer kan sendes til administrator og brugere, når de bl.a. opdaterer dokumenter eller downloader nye filer.

Se mere om valg af datarum: https://da.datarooms.org/udvaelgelsesguide/