Guide dokumenthåndtering i byggeriet
Byggebranchen står i 2025 midt i en digital transformation, hvor dokumenthåndtering er blevet en strategisk nøgle til succes.
Projekter genererer enorme mængder information – tegninger, kontrakter, fotos, udbudsdokumenter, driftsmanualer og bæredygtighedsdata. Uden en struktureret løsning kan vigtige oplysninger gå tabt, deadlines overskrides, og omkostninger løbe løbsk.
Et moderne dokumenthåndteringssystem sikrer, at alle involverede parter arbejder med de rigtige oplysninger i realtid, samtidig med at IKT-krav, lovgivning og bæredygtighedsmål overholdes.
Og der findes i dag løsninger, som sikrer komplet digitalisering gennem alle faser af et byggeri: Idéfase. Projektering og planlægning. Udbud. Byggestyring. Aflevering. Mangelgennemgang. 1- og 5- års eftersyn samt arkivløsning.
1. Dokumenthåndtering og IKT-krav
IKT-bekendtgørelserne har i flere år stillet krav til digital håndtering af projektmateriale – og i 2025 er kravene yderligere skærpet. Det betyder, at dokumenthåndtering skal:
- Understøtte BIM-baserede processer fra projektering til aflevering.
- Muliggøre digital aflevering af alle relevante bygningsdata.
- Sikre sporbarhed og versionsstyring, så ændringer altid kan dokumenteres
- Cybersikkerhed som kravområde – kryptering, adgangsstyring og compliance med EU’s NIS2-direktiv.
2. Økonomiske gevinster
Erfaringer fra branchen viser, at systematisk digital dokumenthåndtering giver mærkbare gevinster:
- Præcise udbud og tilbud, fordi alle arbejder med samme datagrundlag.
- Effektiv byggestyring, da materiale er struktureret og tilgængeligt.
- Driftsbesparelser, fordi dokumentationen er komplet og nem at genfinde.
Når projektmaterialet håndteres korrekt, styrkes både totaløkonomi og bygbarhed.
3. Kvalitet og gennemsigtighed
Kvaliteten af projektmaterialet er afgørende for et byggeris succes. Et dokumenthåndteringssystem bidrager til:
- Versionskontrol, så de nyeste dokumenter altid er tilgængelige.
- Strukturerede workflows, der sikrer ensartethed og kvalitet.
- Transparens mellem bygherre, rådgivere og entreprenører.
Resultatet er færre fejl, færre konflikter og bedre projektafvikling.
4. Cybersikkerhed og compliance
Med NIS2-direktivet og stigende krav til datasikkerhed er cybersikkerhed blevet et ufravigeligt fokusområde i byggeriet. Et moderne dokumenthåndteringssystem bør tilbyde:
- Kryptering af data i både lagring og overførsel.
- Adgangskontrol og rettighedsstyring, så kun de rette personer ser de rette data.
- Automatiske backups og revisionsspor, så information aldrig går tabt.
Cybersikkerhed er ikke blot et teknisk krav – det er et konkurrenceparameter.
5. ESG og CO₂-dokumentation
Bæredygtighed og dokumentation af CO₂-aftryk fylder stadig mere i byggeprojekter. Derfor understøtter dokumenthåndtering i 2025 også:
- Systematisk lagring af ESG-data (fx materialevalg, energiberegninger, miljørapporter).
- Overblik over totaløkonomi inkl. CO₂-aftryk.
- Mulighed for at levere dokumentation til certificeringer som DGNB, LEED og BREEAM.
Et digitalt system gør det muligt at håndtere både projektets tekniske og bæredygtige dimensioner i én platform.
6. Virtuelt datarum
Dokumenthåndtering fungerer i dag også som et virtuelt datarum, der håndterer komplekse processer som transaktioner, udbud og arkivering:
- Sikker deling af følsomme dokumenter.
- Adgangsrettigheder på brugerniveau.
- Langsigtet arkivering – ofte 30 år eller mere – til brug ved eftersyn, drift eller salg.
7. Elektroniske udbud og kontraktstyring
Loven om elektroniske udbud betyder, at al kommunikation i udbudsprocessen skal være digital. Et dokumenthåndteringssystem sikrer:
- Sikker udsendelse af projektmateriale.
- Sporbarhed og tidsstempling af ansøgninger og tilbud.
- Mulighed for at understøtte kontraktstyring og ændringshåndtering.
Du bør bruge dokumenthåndtering som strategisk fundament
Dokumenthåndtering i byggeriet er i 2025 mere end administration – det er en strategisk forudsætning for succes.
Med de stigende krav til IKT, cybersikkerhed, bæredygtighed og kvalitet giver et moderne dokumenthåndteringssystem byggeprojekter det nødvendige fundament til at blive gennemført effektivt, sikkert og tidssvarende.
Hos Byggeprojekt følger vi udviklingen tæt og hjælper byggebranchen med løsninger til digital dokumenthåndtering. Kontakt os, hvis du vil høre mere om, hvordan det kan styrke jeres projekter.