Indstillinger for udbud
Opret udbud
1. Klik på projektet, der ønske udbud på, eller opret udbud fra hovedmenuen til venstre ved at klikke på udbud og Nyt udbud
2. Højre klik og vælg udbud i genvejsmenuen. Udbudsoversigten for valgte projekt fremgår. Oversigten er tom, indtil første udbud på projektet er lavet. I oversigten kan følgende funktioner anvendes:
Tilføj udbud
Rediger udbud (kan også tilgås ved dobbelt klik på eksisterende udbud)
Slet udbud
Tilføj udbud og udsend til tilbudsgivere
1. Klik Tilføj udbud
2. Angiv titel på udbud
3. Skriv en valgfri tekst besked til de bydende i feltet E-mail tekst i udbud. Denne tekst fremgår nederst i e-mail invitationen til de bydende i det digitale udbud. (Øverst i e-mailinvitation vil fremgå autogenereret tekst med velkomst samt login og password - Preview af e-mailen kan ses inden endelig udsendelse, efter at have klikket Send udbud)
Teksten er valgfri, vi anbefaler dog at indsætte afsender med navn, adresse, mail m.m.. Det er muligt at formatere teksten som ønsket, samt indsætte logo/billede*.
Eksempel:
Tilbudslisten bedes udfyldt i sin helhed, såfremt de måtte afvige fra det beskrevne skal dette præciseres.
For yderligere spørgsmål til ovennævnte sag er De velkommen til at rette henvendelse til undertegnede på e-mail:
email@byggemand.dk
Med henblik på, at bevare lige vilkår for de bydende, bedes alle spørgsmål stillet skriftligt senest den xx.xx.xxxx.
Alle svar udsendes til alle bydende.
Eventuelle spørgsmål kan rettes til undertegnede.
Med venlig hilsen
Byggemand
Mobil 12345678
______________________________________________________
Byggemand A/S
Byggevejen xx
DK-XXXX Byggeland
Tlf. 1234 5678
E-mail: email@byggemand.dk
Website: byggemand.dk
4. Fravælg Digital tilbudsgivning, hvis du ikke ønsker, at bydende kan afgive deres tilbud digitalt via byggeprojekt.dk systemet. Vi anbefaler, at du ikke fravælger denne funktion. Da udbud med digital tilbudsgivning giver struktur og nem håndtering af indkomne tilbud.
5. Administrer entrepriser og vælg med flueben hvilke entrepriser der særligt skal indgå i oprettet udbud. Klik OK for at gemme valgte entrepriser.
Det er muligt at navngive/omdøbe en entreprise fra firmaets database på det gældende udbud. Således at entreprisen stemmer overens med til selve udbudsmaterialets dokumenter og tilbudsliste.
6. Vedhæft filer til udbud. Disse filer fremsendes som link i emailinvitationen til de bydende. Filerne kan udvælges, således at enkelte filer kun udsendes til valgte entrepriser/valgte entreprenører. Hvor andre kan udsendes til alle bydende.
- Klik Administrer filer
- Klik på [ikon] Tilføj vedhæftet fil
- Gennemse og søg efter fil. Klik Upload. Filen fremgår nu i listen.Vælg/markér den ønskede fil for at redigere navnet, samt entreprise i drop-down listen (husk at gemme).
- Klik OK og vedhæftet filer er gemt og udsendes i udbudet
7. De valgte entrerpriser på udbuddet fremgår i oversigten og underentreprenører kan udvælges til at modtage udbuddet. Det er også muligt at Vælge alle underentreprenører i valgte entreprise samt Vælge alle underentreprenører i valgte entrepriser fra databasen.
8. Udbudsindstillinger kan gemmes ved at klikke OK, hvis brugeren ønsker at returnere til udbuddet på et senere tidspunkt.
9. Klik Send email invitationer til valgte firmaer. E-mail preview af invitationen fremgår øverst til gennemlæsning. Nederst fremgår alle valgte firmaer til modtagelse af digitale udbud. Udbuddet er nu udsendt og en række andre funktioner i udbudsprofilen er nu tilgængelige.
Status på udbuddet kan løbende følges i udbudsprofilen.
Status fx. 10 af 15 - ( 8 ) : 24aflæses som 10 bydende ud af 15 har accepteret at give tilbud - ( 8 ) har uploadet tilbud. Der findes : 24 mulige firmaer i databasen på valgte entrepriser
Udbud udsendt til underentreprenør afventer accept eller afståelse af at afgive tilbud.
Underentreprenør har accepteret at afgive tilbud
Underentreprenør har afslået at afgive tilbud
Download komplet vejledning til udsendelse af udbud her