Hvad siger lovgivningen om den elektroniske udbudsproces?

Alle ordregivende myndigheder skal gennemføre udbud elektronisk. Dette blev fastlagt ved lov den 1. juli 2018 og betyder i praksis, at al kommunikation under en udbudsprocedure skal ske via et udbudssystem – som fx på Byggeprojekt.dk's digitale platform.

Følger I lovgivningen?

Kravet om at gennemføre elektroniske udbud gælder for udbud offentliggjort ved udbudsbekendtgørelser fra den 1. juli 2018, og omfatter kontrakter, der indgås efter udbudslovens afsnit II (EU-udbud) og III (Light-regimet) og forsyningsvirksomhedsdirektivet. Læs hele bekendtgørelsen om elektroniske udbud her.

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen informerer:

Al kommunikation i relation til udbuddet - som modtagelse af ansøgninger og tilbud - skal derfor foregå elektronisk. Det gælder f.eks.:

• ESPD
• Spørgsmål og svar
• Meddelelser/afgørelser
• Dokumentation osv

Foretager du denne type udbud for en ordregivende myndighed, skal du kunne gennemføre hvert skridt i en udbudsprocedure elektronisk. I den forbindelse er det vigtigt at sikre, at de elektroniske kommunikationsmidler f.eks. det udbudssystem, du anvender, lever op til bekendtgørelsens krav:

Dataintegritet og fortrolighed

Du skal bl.a. sikre, at dataintegriteten og fortroligheden af ansøgninger og tilbud beskyttes, så kun bemyndigede personer kan fastsætte eller ændre datoerne for åbning af ansøgninger og tilbud - og at det nøjagtige tidspunkt for modtagelse af ansøgninger og tilbud kan fastslås med sikkerhed.
Du skal desuden sikre, at det elektroniske udbudssystem, du anvender, er almindeligt tilgængeligt, funktionelt kompatibelt med almindeligt anvendte elektroniske kommunikationsmidler, ikke-diskriminerende, og ikke begrænser adgangen til udbudsproceduren. Endelig må adgangen til at deltage i en udbudsprocedure ikke kræve betaling af et vederlag.

Der er således ikke krav om, at den samlede kommunikation skal være digital, når der indgås kontrakter under tærskelværdierne med klar grænseoverskridende interesse. Her er du som ordregiver kun forpligtet til at annoncere på udbud.dk.

E-mail systemer opfylder ikke kravene

Brug af e-mail systemer ved udbudshåndtering vil ikke længere vil være tilstrækkeligt til at opfylde bekendtgørelsens krav – i forhold til kravene om kryptering, tidsstempling og fortrolighed, samt at det alene er bemyndigede personer, der kan tilgå indkomne ansøgninger/tilbud og gøre sig bekendt med indholdet.

Er du ordregivende myndighed – eller rådgiver hertil – er der hjælp at hente til dine byggesager her: Udbudsplatformen hos Byggeprojekt.dk