Fakta om dokumentsikkerhed, kryptering, sikkerhedskopiering, certifikater, tilgængelighed, adgangstilladelser, log, rapportering m.v.
Byggesager kan omfatte et stort antal digitale dokumenter, fotos, 2D og 3D tegninger i forskellige filformater og størrelser, der skal kunne tilgås og deles af alle aktører – og arkiveres i en årrække, når byggeriet står færdigt.Det betyder, at der er brug for virtuelle datarum til sikker dokumenthåndtering og -opbevaring. Her er nogle fakta om datarum – en ydelse, der bl.a. er inkluderet i Byggeprojekt.dk’s projektweb – og hvordan de fungerer i praksis:
Dokumentsikkerhed
Et datarum kan have en række funktioner, der beskytter dokumenter og data, bl.a.:
- 256-bit AES SSL-kryptering, som er højeste standard for netbanker og e-handel.
- Begrænset adgang til dokumenter, hvor du kan tildele rettigheder til visning, deling m.v.
- Sikkerhedskopiering af alle dokumenter, der uploades til det virtuelle datarum.
- Automatisk indekseret tekstsøgning af alle PDF dokumenter.
- Sikker fysisk placering i datacentre med talrige sikkerhedsforanstaltninger, der begrænser adgangen til fortrolige data.
- ISO 27001: IT-sektorens strengeste internationale certificering af informationssikkerhed.
Sikkerhedsadgang
- At give adgang / begrænset adgang til de rigtige personer er vigtig i et effektivt datarum.
- Der skal være funktioner til beskyttelse mod uautoriseret adgang, logning eller blokering af adgang til bestemte data.
- Adgang fra mobilenheder – datarummet kan gøre dokumenter tilgængelige via mobile enheder og tilbyde specialiserede applikationer.
- Multifaktorkontrol kræver, at brugere tjekker deres identitet på en anden enhed. Dette forhindrer adgang til datarummet fra hackede eller stjålne enheder.
Log og rapporter
- Datarum giver muligheder for rapporter og revisionslogfiler for alle aktiviteter.
- Log / revisionslog er en kronologisk oversigt over alt, der er sendt, set eller downloadet i datarummet.
- Versionskontrol sikrer, at brugerne kan spore alle ændringer og altid have den nyeste version af et dokument.
- Notifikationer kan sendes til administrator og brugere, når de bl.a. opdaterer dokumenter eller downloader nye filer.
Se mere om valg af datarum: https://da.datarooms.org/udvaelgelsesguide/
